Hướng dẫn từng bước · Cập nhật 27/06/2026

Tự thiết lập và tạo đơn thuê đầu tiên trong 20–30 phút

Làm lần lượt từ đăng nhập, thêm xe, thêm khách đến tạo đơn, thu tiền và xem báo cáo. Mỗi bước đều có đường dẫn, nút cần bấm, dữ liệu cần nhập và kết quả để tự kiểm tra.

Bắt đầu từ bước 1 Đăng nhập hệ thống

Dành cho khách mới: nội dung chính bám theo các chức năng có trong gói Starter.

Lộ trình lần đầuLàm đúng thứ tự để tránh thiếu dữ liệu

6 bước

01Đăng nhập lần đầuTrang đăng nhập2 phút 02Kiểm tra thông tin đơn vịHệ thống → Cấu hình đơn vị2 phút03Thêm phương tiện đầu tiênVận hành → Phương tiện5 phút 04Thêm khách hàngVận hành → Khách hàng4 phút 05Tạo tài khoản cho nhân viênHệ thống → Nhân viên5 phút · có thể làm sau 06Tạo đơn thuê đầu tiênVận hành → Lịch thuê xe7 phút

Thiết lập lần đầu

6 bước từ email kích hoạt đến đơn thuê đầu tiên

Hãy hoàn thành từng kết quả kiểm tra trước khi chuyển sang bước kế tiếp.

Trang đăng nhập

Đăng nhập lần đầu

2 phút

Mở email thông báo gói đã được kích hoạt và lấy đúng email đăng nhập, mật khẩu được cấp.
Vào trang Đăng nhập, nhập Email và Mật khẩu rồi bấm Đăng nhập.
Khi thấy màn hình Dashboard và tên đơn vị ở góc tài khoản, bạn đã vào đúng workspace.
Mở menu tài khoản ở góc trên bên phải → Đổi mật khẩu để đặt mật khẩu riêng ngay trong lần đầu sử dụng.

Kết quả cần thấyDashboard hiển thị số xe, lịch thuê, công nợ và các cảnh báo của đúng đơn vị.

Nếu báo sai thông tin đăng nhập, kiểm tra khoảng trắng khi sao chép. Nếu vẫn lỗi, dùng Quên mật khẩu hoặc liên hệ hỗ trợ.

Mở Trang đăng nhập

Hệ thống → Cấu hình đơn vị

Kiểm tra thông tin đơn vị

2 phút

Mở menu Hệ thống → Cấu hình đơn vị.
Đối chiếu tên đơn vị, email, điện thoại và địa chỉ với thông tin đã đăng ký.
Ghi lại nội dung cần sửa nếu thông tin đang hiển thị chưa đúng.

Kết quả cần thấyTên đơn vị trên workspace trùng với thông tin nhà xe trong email kích hoạt.

Trang cấu hình hiện dùng để kiểm tra thông tin. Nếu cần thay đổi dữ liệu đơn vị, hãy gửi nội dung chính xác cho bộ phận hỗ trợ.

Mở Cấu hình đơn vị

Vận hành → Phương tiện

Thêm phương tiện đầu tiên

5 phút

Mở Phương tiện → bấm + Thêm xe mới.
Nhập hai trường bắt buộc: Tên xe / Model và Biển số.
Chọn Loại xe và Trạng thái. Với xe đang khai thác, chọn Sẵn sàng; dùng Bảo dưỡng hoặc Ngừng cho thuê để đội ngũ dễ nhận biết xe chưa nên xếp lịch.
Nên nhập thêm năm sản xuất, loại nhiên liệu, định mức L/100km và số km ODO hiện tại để báo cáo sau này chính xác.
Bấm Lưu xe mới.

Kết quả cần thấyXe xuất hiện trong danh sách Phương tiện và trong vùng Chọn phương tiện khi tạo đơn thuê.

Mỗi biển số chỉ nên tạo một hồ sơ. Nếu không thấy xe khi tạo đơn, tải lại trang và kiểm tra bạn đang đăng nhập đúng đơn vị.

Mở Phương tiện

Vận hành → Khách hàng

Thêm khách hàng

4 phút

Mở Khách hàng → chọn Thêm Khách lẻ hoặc Thêm Công ty.
Khách lẻ: nhập Họ & tên và Số điện thoại; nên bổ sung CCCD, bằng lái, hạng bằng và địa chỉ.
Khách công ty: nhập Tên công ty và Điện thoại; nên bổ sung MST, địa chỉ, người đại diện và chức vụ.
Chỉ bật BLACKLIST khi thật sự cần cảnh báo nội bộ về khách hàng.
Bấm Lưu khách hàng.

Kết quả cần thấyKhách xuất hiện trong danh sách; có thể tìm lại bằng tên, số điện thoại, CCCD hoặc MST.

Số điện thoại giúp hệ thống nhận diện khách cũ khi tạo đơn. Hãy kiểm tra kỹ để tránh tạo hồ sơ trùng.

Mở Khách hàng

Hệ thống → Nhân viên

Tạo tài khoản cho nhân viên

5 phút · có thể làm sau

Mở Nhân viên → bấm Thêm nhân viên.
Nhập Họ & tên, Email, Số điện thoại và một mật khẩu tạm đủ mạnh.
Chọn vai trò: Quản trị, Quản lý, Nhân viên hoặc Tài xế.
Nếu là tài xế, chọn hồ sơ tài xế tương ứng tại Liên kết hồ sơ tài xế.
Bấm Lưu, sau đó gửi thông tin đăng nhập riêng cho đúng người.

Kết quả cần thấyTài khoản mới có trạng thái Hoạt động và đăng nhập được bằng email vừa tạo.

Không dùng chung tài khoản admin. Menu Nhân viên chỉ hiện khi gói và quyền tài khoản cho phép.

Mở Nhân viên

Vận hành → Lịch thuê xe

Tạo đơn thuê đầu tiên

7 phút

Cách nhanh nhất: mở Khách hàng → nút Xem chi tiết (hình con mắt) → Tạo đơn mới. Thông tin khách sẽ được điền sẵn.
Hoặc mở Lịch thuê xe → + Tạo đơn thuê rồi nhập thông tin khách trực tiếp.
Chọn xe, ngày giờ nhận/trả và địa điểm giao/trả. Bỏ chọn Giao và trả cùng địa điểm nếu hai nơi khác nhau.
Nhập Đơn giá / ngày, Đặt cọc, Khuyến mãi và chọn trạng thái phù hợp.
Kiểm tra Tổng tiền dự kiến và cảnh báo Trùng lịch thuê xe ở cuối biểu mẫu.
Bấm Lưu đơn.

Kết quả cần thấyĐơn xuất hiện trên timeline đúng xe, đúng ngày và có mặt trong danh sách công nợ.

Không lưu nếu hệ thống báo trùng lịch. Hãy đổi xe, đổi thời gian hoặc hủy đơn cũ trước.

Mở Lịch thuê xe

Quy trình vận hành

Hướng dẫn chi tiết theo công việc thực tế

Dùng phần này khi đã thiết lập xong dữ liệu nền và bắt đầu vận hành hằng ngày.

Khách hàng → Xem chi tiết → Tạo đơn mới

Tạo đơn thuê đúng và tránh trùng xe

Mở màn hình

Chọn khách đã có để hệ thống điền sẵn họ tên, số điện thoại, CCCD và bằng lái.
Chọn đúng xe; nhập ngày giờ nhận và trả. Ngày trả bắt buộc phải sau ngày nhận.
Nếu thuê kèm tài xế, bật Thuê xe kèm tài xế, chọn tài xế và nhập phí tài xế/ngày.
Nhập đơn giá, tiền cọc, khuyến mãi; chọn Chờ hoặc Đã xác nhận.
Đọc Tổng tiền dự kiến. Nếu có khung đỏ Trùng lịch thuê xe, dừng lại và xử lý lịch trùng.
Bấm Lưu đơn rồi mở Lịch thuê xe để kiểm tra vị trí của đơn trên timeline.

Hoàn tất khiĐơn nằm đúng hàng của xe và đúng khoảng ngày; tổng tiền = số ngày × đơn giá + phí tài xế − khuyến mãi.

Lưu ý quan trọngTiền đặt cọc là thông tin thỏa thuận. Khoản tiền thực nhận phải được ghi ở Đã thanh toán hoặc qua chức năng Thu nợ để vào sổ quỹ.

Lịch thuê xe → bấm vào đơn trên timeline

Giao xe, trả xe và đóng chuyến

Mở màn hình

Trước khi giao: mở đơn, rà lại khách, xe, địa điểm, thời gian và số tiền đã nhận.
Khi giao xe: đổi trạng thái thành Đang thuê rồi bấm Lưu đơn.
Khi nhận lại xe: mở đơn, nhập Số km chuyến và Nhiên liệu đã đổ nếu có.
Đối chiếu số tiền còn thiếu tại Công nợ khách hàng và thu tiền bằng nút Thu nợ.
Sau khi xe đã về và nghiệp vụ đã kiểm tra xong, đổi trạng thái thành Hoàn thành.

Hoàn tất khiXe không còn nằm trong nhóm đang thuê; dữ liệu chuyến và thanh toán sẵn sàng cho báo cáo.

Lưu ý quan trọngKhông chuyển Hoàn thành quá sớm nếu chưa cập nhật km, nhiên liệu hoặc khoản thanh toán cuối.

Tài chính → Công nợ khách hàng

Thu tiền và theo dõi công nợ

Mở màn hình

Tìm theo tên khách, số điện thoại, biển số hoặc mã đơn; có thể lọc Chưa thu, Trả một phần, Đã thanh toán hoặc Quá hạn.
Tại đúng dòng công nợ, bấm Thu nợ.
Kiểm tra số Còn nợ, nhập Số tiền thu và chọn Tiền mặt hoặc Chuyển khoản.
Bấm Xác nhận thu.
Mở lại Lịch sử để kiểm tra số tiền, thời gian và người xác nhận.
Mở Thu - Chi / Sổ quỹ để kiểm tra phiếu thu vừa được tạo tự động.

Hoàn tất khiCông nợ giảm đúng số tiền thu; khi thu đủ, trạng thái chuyển thành Đã thanh toán.

Lưu ý quan trọngThu nợ đã tự động tạo phiếu thu trong Sổ quỹ. Không lập thêm một phiếu thu thủ công cho cùng khoản tiền, nếu không doanh thu tiền mặt sẽ bị ghi đôi.

Tài chính → Thu - Chi / Sổ quỹ

Lập phiếu thu hoặc phiếu chi riêng

Mở màn hình

Chọn Lập phiếu thu hoặc Lập phiếu chi.
Kiểm tra Loại phiếu và Ngày phát sinh.
Chọn đúng Khoản mục, ví dụ Đặt cọc, Hoàn cọc, Nhiên liệu, Bảo dưỡng hoặc Chi phí quản lý.
Chọn Hình thức, nhập Số tiền và Diễn giải dễ đối chiếu.
Nếu liên quan đến đơn thuê, nhập Mã đơn đối chiếu.
Bấm Lưu; sau đó kiểm tra Tổng thu, Tổng chi và Số dư cuối kỳ.

Hoàn tất khiBút toán xuất hiện đúng ngày, đúng cột Thu/Chi và làm thay đổi số dư quỹ tương ứng.

Lưu ý quan trọngChỉ nhập trực tiếp các khoản chưa được hệ thống tự sinh. Thu nợ khách hàng và tiền đã thanh toán trên đơn có thể đã tạo bút toán tự động.

Báo cáo → KQ hoạt động KD

Đối chiếu và xem báo cáo cuối tháng

Mở màn hình

Trước khi xem báo cáo, bảo đảm tất cả đơn trong tháng đã cập nhật giá, khuyến mãi và trạng thái chính xác.
Đối chiếu Công nợ khách hàng để không bỏ sót khoản chưa thu hoặc thu nhầm đơn.
Đối chiếu Sổ quỹ: đúng ngày, đúng khoản mục, không có khoản thu bị nhập hai lần.
Mở KQ hoạt động KD và chọn Tháng hoặc Quý, sau đó chọn đúng năm.
Kiểm tra lần lượt Doanh thu, Giá vốn, Chi phí hoạt động và Lợi nhuận trước thuế.
Bấm In báo cáo nếu cần lưu PDF hoặc gửi nội bộ.

Hoàn tất khiSố liệu báo cáo khớp với đơn thuê và sổ quỹ của cùng kỳ.

Lưu ý quan trọngBáo cáo chỉ đáng tin khi đơn thuê và khoản mục thu/chi được nhập đầy đủ, đúng ngày.

Trạng thái đơn

Chọn đúng trạng thái ở từng thời điểm

Trạng thái quyết định cách đơn xuất hiện trên lịch, Dashboard và công nợ.

Trạng thái	Ý nghĩa	Khi nào sử dụng
Chờ	Mới tiếp nhận, chưa chốt chắc với khách.	Dùng khi còn chờ khách xác nhận hoặc chờ duyệt nội bộ.
Đã xác nhận	Đã giữ xe cho khách.	Chuyển sang trạng thái này khi hai bên đã chốt xe, giá và thời gian.
Đang thuê	Xe đã giao và đang trong chuyến.	Cập nhật ngay khi bàn giao xe cho khách hoặc tài xế.
Hoàn thành	Xe đã trả, chuyến đã kết thúc.	Trước khi hoàn thành, nhập số km chuyến, nhiên liệu và ghi nhận khoản thu còn thiếu tại Công nợ.
Đã hủy	Đơn không còn hiệu lực.	Chỉ dùng khi giao dịch bị hủy; công nợ của đơn sẽ được đóng để giữ dấu vết.

Checklist hằng ngày

5 lần kiểm tra để số liệu luôn sạch

Mỗi lần chỉ mất vài phút nhưng tránh được lịch trùng, sót công nợ và lệch sổ quỹ.

Đầu ngàyMở Dashboard, kiểm tra xe sắp về, đơn chờ xác nhận, công nợ đến hạn và cảnh báo.

Khi nhận đơnTạo hoặc cập nhật khách hàng, kiểm tra xe trống rồi mới lưu đơn thuê.

Khi giao/trả xeCập nhật trạng thái, km chuyến, nhiên liệu và các ghi chú phát sinh.

Khi nhận/chi tiềnThu nợ theo đúng mã đơn; các khoản độc lập mới nhập trực tiếp vào Sổ quỹ.

Cuối ngàyĐối chiếu tiền thực tế với Tổng thu, Tổng chi và Số dư cuối kỳ trên Sổ quỹ.

Gói Starter

Tra cứu nhanh các module chính

Module có thể ẩn nếu gói hiện tại không bao gồm hoặc tài khoản chưa được cấp quyền.

DashboardTổng quan xe, đơn thuê, công nợ và cảnh báo Lịch thuê xeTạo đơn, kiểm tra trùng lịch, cập nhật chuyến Khách hàngHồ sơ khách lẻ, công ty, lịch sử và blacklist Phương tiệnDanh sách xe, trạng thái, nhiên liệu và ODO Cảnh báo đến hạnTheo dõi các việc sắp đến hạn cần xử lý Thu - Chi / Sổ quỹPhiếu thu, phiếu chi và số dư theo kỳ Công nợ khách hàngPhải thu, trả một phần, quá hạn và lịch sử thu KQ hoạt động KDDoanh thu, chi phí và lợi nhuận theo tháng/quý Cấu hình đơn vịKiểm tra thông tin và quản lý tài khoản nội bộ

Các gói cao hơn có thêm module nâng caoBảo dưỡng, nhiên liệu, công tơ mét, ca làm việc, bàn giao, phê duyệt, Telegram và báo cáo nâng cao.

Xem các gói

Xử lý lỗi

Câu hỏi thường gặp

Mở câu hỏi gần với tình huống của bạn để kiểm tra trước khi liên hệ hỗ trợ.

Đăng nhập không được thì xử lý thế nào?

Kiểm tra đúng email trong thư kích hoạt, xóa khoảng trắng khi sao chép mật khẩu và thử lại. Nếu vẫn lỗi, bấm Quên mật khẩu. Khi liên hệ hỗ trợ, gửi email đăng nhập và ảnh chụp thông báo lỗi; không gửi mật khẩu.

Vì sao tôi không thấy một menu được nhắc trong tài liệu?

Menu được hiển thị theo gói dịch vụ và quyền của từng tài khoản. Gói Starter tập trung vào lịch thuê, khách hàng, phương tiện, cảnh báo, sổ quỹ, công nợ và báo cáo cơ bản. Tài khoản nhân viên cũng có thể bị ẩn menu nếu chưa được cấp quyền.

Đã thêm xe nhưng khi tạo đơn không thấy xe?

Mở Phương tiện, kiểm tra xe đã được lưu và bạn đang ở đúng đơn vị. Tải lại trang Lịch thuê xe. Nếu vẫn không thấy, gửi biển số và ảnh danh sách phương tiện cho hỗ trợ.

Hệ thống báo trùng lịch thuê xe thì có thể bỏ qua không?

Không nên bỏ qua. Hãy kiểm tra đơn đang chiếm lịch, đổi xe hoặc đổi thời gian. Nếu đơn cũ không còn hiệu lực, mở đơn cũ và chuyển sang Đã hủy trước khi tạo lịch mới.

Thu nợ xong có cần lập thêm phiếu thu không?

Không. Khi bấm Xác nhận thu tại Công nợ khách hàng, hệ thống tự giảm công nợ và tạo phiếu thu trong Sổ quỹ. Chỉ cần mở Sổ quỹ để kiểm tra lại.

Số liệu báo cáo chưa đúng thì kiểm tra từ đâu?

Kiểm tra theo thứ tự: kỳ báo cáo → đơn thuê bị hủy hoặc sai giá → khoản thu/chi sai ngày → khoản mục chi phí sai → bút toán trùng. Sau khi sửa dữ liệu nguồn, mở lại báo cáo để đối chiếu.

Cần gửi gì để được hỗ trợ nhanh?

Gửi tên đơn vị, email đăng nhập, tên menu đang thao tác, việc muốn làm, ảnh chụp toàn màn hình và thông báo lỗi. Không gửi mật khẩu, mã OTP hoặc thông tin thẻ/ngân hàng nhạy cảm.

Vẫn chưa làm được? Gửi đúng thông tin để được hỗ trợ nhanh

Chuẩn bị tên đơn vị, email đăng nhập, tên màn hình, việc đang làm và ảnh chụp toàn màn hình có thông báo lỗi. Không gửi mật khẩu hoặc mã OTP.

Gọi 0902 893 858 [email protected]Trang liên hệ